Kies je evenement, vul je totale budget en aantal gasten in en krijg een verdeling per categorie die je zelf kunt aanpassen — met kosten per gast.
Alles wat je van plan bent uit te geven, in totaal
Iedereen die je verwacht
Je budget
Totale budget
€ 3.000
Kosten per gast
€ 75
Verjaardagsfeest met 40 gasten: € 3.000 komt neer op € 75 per gast, met € 300 achter de hand als buffer voor verrassingen.
Begin met een verstandige verdeling en maak het daarna helemaal je eigen budget.
Een bruiloft geeft heel anders geld uit dan een kinderfeestje. Elk type evenement start met zijn eigen verdeling over locatie, eten, decoratie en de rest.
Vul het bedrag in dat je in totaal wilt uitgeven en hoeveel mensen je verwacht. De calculator toont elke categorie in euro’s en je kosten per gast.
Vier je thuis? Verschuif het aandeel voor de locatie naar eten. Huur je een band in? Verhoog entertainment. Het totaal blijft gelijk en de calculator geeft een melding zodra de verdeling niet meer optelt tot 100%.
Eten, drinken en de locatie nemen bij bijna elk evenement het grootste deel van het budget voor hun rekening, vaak samen de helft of meer. Daarom is het aantal gasten zo belangrijk: beide worden meestal per persoon geprijsd.
Daarna hangt de verdeling af van de gelegenheid. Bij een bruiloft gaat geld naar fotografie, kleding en decoratie. Bij een kinderfeestje gaat meer naar entertainment en bedankjes. Een bedrijfsevenement leunt zwaar op de locatie en de audiovisuele opzet.
De verdelingen in deze calculator zijn een startpunt, geen regel. Ze zorgen dat je begint vanuit een evenwichtig plan in plaats van een leeg vel, waarna je geld verschuift naar wat voor jou het belangrijkst is.
Je totale budget staat vast, maar je gastenlijst zelden. Elke extra persoon betekent een maaltijd, een drankje, een stoel en vaak een bedankje erbij, dus de snelste manier om een budget op te rekken is minder mensen uitnodigen.
Kosten per gast maken die afweging zichtbaar. Ligt je bedrag per gast lager dan wat een cateraar per persoon rekent, dan klopt het plan nog niet — en dat weet je voordat je iets ondertekent.
Zodra de uitnodigingen zijn verstuurd, volg je de echte RSVP’s in plaats van de schatting. Een bevestigd aantal gasten is wat je aan je cateraar en locatie doorgeeft, en het houdt je budget eerlijk.
Elke verdeling in deze calculator houdt 10% achter voor verrassingen. Laatkomers, bezorgkosten, extra huurmaterialen en fooien lopen op, en zonder buffer komen die kosten uit de categorieën die je al had gepland.
Kom je onder budget uit, dan is de buffer geld dat je niet hoefde uit te geven. Gaat er iets mis, dan zorgt de buffer ervoor dat één probleem niet meteen meerdere wordt.
Je budget hangt af van wie er komt opdagen. Invyt laat je precies dat zien.
Zie hoeveel mensen ja, nee of misschien hebben gezegd zodra de reacties binnenkomen, zodat je berekening per gast altijd op echte cijfers is gebaseerd.
Elke plus-one en elk kind wordt automatisch bij je totale aantal gasten opgeteld, zodat cateringoffertes kloppen met wie er echt komt.
Stel een maximumaantal in en Invyt houdt het bevestigde aantal gasten daartegen bij, zodat je nooit meer uitgeeft dan je hebt begroot.
Invyt is gratis voor evenementen tot 50 gasten, met een eenmalige upgrade per evenement voor grotere evenementen en zonder abonnement.
Budgetcalculator evenement
Verdeel je budget over categorieën en zie je kosten per gast.
Trouwlocatie kostenrekenmachine
Schat wat een locatie met catering kost voor jouw aantal gasten.
Calculator voor Trouwgastenlijst
Schat hoeveel uitgenodigde gasten er daadwerkelijk komen.
RSVP-deadline Calculator
Vind de juiste RSVP-deadline om je definitieve aantal op tijd te halen.
Generator voor Uitnodigingsteksten
Krijg kant-en-klare tekst voor je uitnodigingen en RSVP-kaarten.
Verstuur uitnodigingen en verzamel RSVP’s met Invyt, en zie je bevestigde aantal gasten meelopen terwijl mensen reageren.
Begin met RSVP’s verzamelen →