Wat kost een verjaardagsfeest? Prijzen per aantal gasten

Wat kost een verjaardagsfeest? Thuis met 15 tot 20 gasten ben je in 2026 ongeveer € 165 tot € 450 kwijt: koffie met taart, daarna een borrel met kaas, worst en bitterballen. Huur je een zaaltje voor 30 tot 50 mensen, dan kom je uit op € 650 tot € 3.445, en een kroonjaar met 75 tot 100 gasten in een zaal loopt van € 2.400 tot ruim € 10.000. Wat die bedragen uit elkaar trekt, is zelden smaak. Het is het aantal gasten, want dat getal zit in bijna elke regel van je begroting.

Hieronder staat per feestgrootte wat je kwijt bent, met tabellen in euro's. De bedragen komen uit prijslijsten van bakkers, cateraars, binnenspeeltuinen en zalencentra die in 2026 online stonden, voor een feest dat verzorgd is zonder uitspattingen. Het zijn consumentenprijzen, dus de btw zit er al in. In Amsterdam, Utrecht en de rest van de Randstad zit je eerder aan de bovenkant van elke bandbreedte, in Friesland, Drenthe of de Achterhoek eerder aan de onderkant.

In het kort: een klein feest thuis (15 tot 20 gasten) kost € 165 tot € 450. Een middelgroot feest in een zaaltje (30 tot 50 gasten) kost € 650 tot € 3.445. Een groot feest of kroonjaar (75 tot 100 gasten of meer) kost € 2.400 tot € 10.415. Eten en drinken zijn in elke maat de grootste post. Houd de aanmeldingen gratis bij met Invyt en bestel hapjes en taart op het aantal mensen dat echt komt, niet op het aantal dat je hebt uitgenodigd.

---

Waarom het aantal gasten je hele budget bepaalt

Elke post groeit mee met de gastenlijst, maar niet in hetzelfde tempo. Hapjes, drank en taart groeien recht evenredig: twee keer zoveel mensen, twee keer zoveel bitterballen. De locatie groeit met sprongen. Je woonkamer is gratis tot er geen stoel meer bij past, en dan huur je ineens een buurthuis of een zaaltje. Muziek en versiering veranderen nauwelijks. Een DJ vraagt voor 40 gasten ongeveer hetzelfde als voor 90.

Daarom zegt een gemiddelde prijs per persoon zo weinig. Die daalt naarmate het feest groeit, en springt weer omhoog op het moment dat je de grens van je huiskamer passeert. All-in arrangementen in een zalencentrum voegen er nog een drempel aan toe: vaak geldt een minimum van 40 gasten, en met 32 aanmeldingen betaal je er nog steeds 40.

De regio telt ook mee, en meer dan je zou denken. Twee prijslijsten voor 2026 naast elkaar: een zalencentrum in Deventer rekent voor een drankarrangement € 7,50 per persoon per uur, een café-restaurant in het centrum van Utrecht € 19,25. Dat is ruim twee en een half keer zoveel voor hetzelfde biertje. Het zijn twee losse voorbeelden en geen landelijk gemiddelde, maar ze laten zien waarom de prijs die een vriend in een andere provincie betaalde weinig zegt.

Let ook op de datum van een prijslijst. Volgens het CBS waren voedingsmiddelen en alcoholvrije dranken in 2025 gemiddeld 4,0 procent duurder dan een jaar eerder, dus een offerte van twee jaar geleden klopt niet meer.

---

Hoeveel hapjes, taart en drank per gast?

Begroot niet in euro's, begroot in stuks. Wie weet hoeveel punten taart, hapjes en glazen er nodig zijn, kan elke prijslijst ernaast leggen. Dit zijn de vuistregels die cateraars en feestverhuurders aanhouden:

Een rekenvoorbeeld. Je viert je verjaardag thuis met 20 gasten: om 15.00 uur koffie met taart, daarna een borrel tot 19.00 uur. Taart: 20 punten plus reserve, dus twee taarten van 12. Hapjes: drie uur borrel met alcohol, zeg 10 per gast, samen 200 stuks. Drank: 3 + 2 + 2 = 7 glazen per gast, samen 140. Een derde daarvan is fris, spa of koffie. De rest verdeel je over ongeveer 60 biertjes (drie kratten, op commissie) en 35 glazen wijn (zes flessen).

Met prijzen uit 2026 kost dat: twee taarten € 42 tot € 74, 200 hapjes € 70 tot € 150 (zelf afbakken uit de vriezer of laten maken) en drank € 84 tot € 124. Samen € 196 tot € 348, voordat je één slinger hebt opgehangen.

Reken met wie zich heeft aangemeld, niet met wie je hebt uitgenodigd. Bij een verjaardag loopt iedereen in en uit, en een duimpje in de groepsapp is geen aanmelding. Komen er van de 40 genodigden zes niet opdagen, dan staan er 60 hapjes, zes punten taart en ruim 40 glazen te veel op tafel. Bij een arrangement van € 33,75 per persoon heb je dan € 202,50 betaald voor niemand. Een lijst die live meetelt, zoals in onze uitleg over aanmeldingen voor je verjaardag bijhouden, lost dat op zonder spreadsheet.

---

Klein feest: 15 tot 20 gasten thuis

Dit is de klassieke Nederlandse verjaardag. 's Middags koffie met taart in de kring, daarna een borrel met kaas, worst en bitterballen, en wie wil blijft hangen tot het avondeten. Het past bij een gewone verjaardag, een kleine dertigste of een feest waar je bewust alleen de mensen uitnodigt die je echt wilt zien.

Het verschil tussen € 165 en € 450 zit bijna helemaal in één keuze: maak je de hapjes zelf, of laat je ze maken. Diepvriesbitterballen van een A-merk kosten in de supermarkt 33 tot 50 cent per stuk. Laat je een bittergarnituur bezorgen, dan betaal je ongeveer 75 cent. Een borrelplank van de traiteur kost € 4,50 tot € 7 per persoon, maar dan hoef je zelf niets te snijden.

En een kinderfeestje?

Een kinderfeestje valt in de kleinste categorie, maar je rekent per kind. Thuis met acht kinderen ben je € 50 tot € 120 kwijt aan taart of cupcakes, limonade, iets hartigs en uitdeelzakjes van € 2 tot € 5 per stuk.

Een arrangement in een binnenspeeltuin kost in 2026 meestal € 12 tot € 22 per kind. Daarvoor krijg je entree, onbeperkt limonade, vaak patat of pannenkoeken en een cadeautje voor de jarige. Voor acht kinderen is dat € 96 tot € 176. Lees de kleine letters: de meeste speeltuinen vragen minimaal vier tot zes kinderen, begeleiders boven het gratis aantal betalen € 7,50 tot € 10,50, en wie een eigen taart meeneemt, betaalt soms taartgeld.

Meer over het aantal kinderen, de duur en spelletjes per leeftijd staat in onze gids kinderfeestje organiseren. Een uitnodiging waarop ouders meteen doorgeven of hun kind komt, maak je via de pagina voor kinderfeestjes.

---

Middelgroot feest: 30 tot 50 gasten

Hier past het feest niet meer in de woonkamer. Je huurt een buurthuis, de kantine van de sportclub of het zaaltje achter een café, en je bestelt eten en drinken in grotere hoeveelheden. Vaak komt er ook iemand met muziek bij.

Zelf regelen of een all-in arrangement?

Leg de tabel naast een arrangement. Een zalencentrum in Deventer vraagt in 2026 € 33,75 per persoon voor een borrel van vier uur, inclusief zaalhuur, bar, bediening, versiering en vier rondes hapjes. Met 40 gasten is dat € 1.350.

Regel je hetzelfde zelf in een buurthuis, dan kom je met middenprijzen uit op ongeveer € 1.130: € 200 zaalhuur, € 400 aan hapjes, € 480 aan drank en € 50 aan versiering. De taart laten we in beide gevallen buiten beschouwing, want die zit ook niet in het arrangement. Het verschil is € 220. Dat is wat je betaalt om niet zelf achter de bar te staan, de vaatwasser niet in te ruimen en om 01.00 uur niet te dweilen.

Wil je zelf regelen maar niet de hele avond werken, huur dan alleen bediening in. Een barman of barvrouw kost € 20 tot € 30 per uur en geeft jou je eigen feest terug.

---

Groot feest of kroonjaar: 75 tot 100 gasten of meer

Dit is het formaat van de vijftigste, met Abraham of Sarah in de voortuin, of van een gezamenlijk feest van twee jarigen. Een zaal met bediening is dan geen luxe meer, en leveranciers rekenen evenementenprijzen.

De prijs per gast stijgt hier weer, en dat komt door mensen: bediening, iemand achter de bar, iemand bij de garderobe. Een zaal met eigen keuken haalt de buffetregel weg, maar verwerkt die kosten dan in een hoger arrangement.

Bij een vijftigste groeit de gastenlijst bovendien bijna altijd over de geplande grens heen. Buren, collega's en de sportclub rekenen op een uitnodiging, en de zaal wil het definitieve aantal vaak een week vooraf. Ideeën per decennium, van een borrel bij 30 tot de receptie bij 60, staan in onze gids kroonjaar vieren. Voor zo'n lijst werkt een uitnodiging voor een kroonjaar met een teller die live meeloopt beter dan turven in de groepsapp.

---

Zo lees je de offerte van een zaal of arrangement

Een arrangement oogt overzichtelijk: één prijs per persoon, alles erin. Alleen is de prijs op de website zelden het bedrag op de eindfactuur. Controleer deze punten voordat je tekent:

• Het minimumaantal en wie meetelt. Een arrangement van vier uur geldt vaak vanaf 40 gasten. Kinderen van 4 tot 12 jaar betalen bij een deel van de zalen de helft, jongere kinderen niets. Vraag in je uitnodiging dus ook naar het aantal kinderen en hun leeftijd. In een binnenspeeltuin gaat het om minimaal vier tot zes kinderen en een vast aantal gratis begeleiders.
• De prijs per extra gast en hoe er geteld wordt. Betaal je voor het aantal dat je vooraf opgeeft, of voor wie er op de avond is? Bij nacalculatie aan de bar groeit de rekening mee met elke gast die iemand meeneemt.
• De duur en wat een extra uur kost. Vier uur is de standaard. Een feestzaal in Friesland rekent voor alleen de zaal € 100 per extra uur. Vraag het vooraf, niet om half twaalf.
• De dag van de week. Een klein zaaltje kost doordeweeks een paar honderd euro, een populaire locatie op zaterdagavond € 700 of meer. Vraag altijd wat dezelfde ruimte op een vrijdagavond of zondagmiddag kost.
• Wat er niet in zit. Schoonmaakkosten (vaak rond € 50), glaswerk en servies (bij één zaal € 2,25 per persoon), en taartgeld als je je eigen taart meeneemt.
• Annuleren. Boek je een cateraar, DJ of feestlocatie voor een vaste datum, dan heb je meestal geen bedenktijd, ook niet als je online boekt. De ACM noemt de cateraar en de artiest als voorbeeld. Annuleren mag altijd, maar dan betaal je redelijke annuleringskosten, zoals werk dat al gedaan is en spullen die al besteld zijn. Hoeveel dat is, staat meestal in de algemene voorwaarden. Lees die voordat je betaalt, en laat afspraken uit de app ook in de bevestiging zetten.

---

Zes manieren om te besparen zonder dat het zuinig voelt

Tel de tabellen hierboven na en je ziet het patroon: in elke maat gaat het meeste geld naar eten en drinken. Daar valt dus ook het meest te halen. Een snelle check voor je eigen begroting: is de post voor versiering groter dan die voor hapjes, dan is er iets uit balans. Gasten onthouden of er genoeg bitterballen waren, niet welke kleur de ballonnen hadden.

Schrap namen voordat je iets anders schrapt. Tien gasten minder op een lijst van vijftig scheelt in één keer zo'n 100 hapjes, 10 punten taart en 70 glazen. Bij een arrangement van € 33,75 is dat € 337,50.

Bestel de drank op commissie. Veel slijterijen leveren kratten en dozen en nemen ongeopende exemplaren weer terug. Je betaalt wat er op is, niet wat je dacht nodig te hebben.

Kies de middag in plaats van de avond. Een borrel tot 19.00 uur vraagt 6 tot 8 hapjes per gast, een avondfeest zonder maaltijd 10 tot 15. Bij 40 gasten scheelt dat al snel 160 hapjes, en een zaal is overdag of doordeweeks vaak goedkoper dan op zaterdagavond.

Bak de warme hapjes zelf af. Wie 200 bitterballen uit de vriezer haalt in plaats van ze te laten bezorgen, houdt € 50 tot € 84 over. Zet wel iemand anders bij de oven.

Vier samen. Wordt je broer, zus of beste vriend in dezelfde maand jarig, deel dan de zaal, de muziek en de versiering. De vaste kosten halveren, en veel gasten staan toch al op beide lijsten.

Verstuur de uitnodiging digitaal, met een aanmeldlink. Geen drukwerk, geen postzegels, en je krijgt het enige getal terug dat je bij de slijter, de bakker en de zaal nodig hebt: hoeveel mensen er komen. Bij Invyt is dat gratis tot 25 gasten. Voor een groter feest betaal je één keer een upgrade, geen abonnement. Hoe je de link deelt zonder dat het als spam voelt, lees je in digitale uitnodiging via WhatsApp. Maak je verjaardagspagina gratis aan en zie de aanmeldingen binnenkomen.

---

Je eigen budget in vijf stappen

1. Maak de gastenlijst en tel aanhang en kinderen apart.
2. Kies de vorm: thuis, een zaaltje waar je zelf alles regelt, of een all-in arrangement.
3. Reken eten en drinken uit met de tabel per gast hierboven.
4. Tel locatie, taart, versiering en muziek erbij.
5. Zet er 10 procent bovenop voor wat altijd opraakt: ijs, koffiemelk, een extra krat.

Laat je het rekenwerk liever over, dan verdeelt de budgetcalculator voor feesten je totaalbedrag over locatie, eten, versiering en de rest, met de kosten per gast erbij.

Voor de planning rond het budget, van datum en locatie tot het draaiboek voor de dag zelf, staat alles in onze checklist verjaardagsfeest organiseren.

---

Voordat je de eerste taart bestelt, wil je weten wie er komt. Op de verjaardagspagina van Invyt reageren gasten met één tik, en jij ziet de teller live oplopen. Zo gaat elk bedrag in deze begroting uit van mensen die er echt zijn.