Kerstborrel organiseren voor je bedrijf: planning 2026

Een kerstborrel organiseren draait om drie data: de dag dat je de locatie vastlegt, de dag dat de uitnodiging de deur uit gaat en de dag dat je de cateraar een definitief aantal geeft. Mis je de eerste, dan krijg je de zaal die niemand wilde. Mis je de derde, dan betaal je voor bitterballen die niemand at. De rest is aankleding.

Lees je dit eind oktober? Dan is er nog tijd, maar elke week wachten maakt de keuze aan zalen kleiner.

Kort: leg de locatie vóór 6 november vast, verstuur de uitnodiging half november met een harde reactiedatum en verzamel de antwoorden op één pagina, niet in een Outlook-uitnodiging of de groepsapp. Maak gratis een aanmeldpagina op Invyt en je ziet live wie er komt.

---

Kerstborrel organiseren vanaf eind oktober: de planning

Een kerstborrel is een informele bijeenkomst aan het eind van het jaar die een werkgever voor het personeel organiseert, meestal met drankjes en hapjes, soms met een diner of feest erachteraan.

December 2026 heeft minder bruikbare avonden dan je denkt. Pakjesavond valt op zaterdag 5 december, dus donderdag 3 en vrijdag 4 december gaan bij collega's met kinderen op aan surprises en boodschappen. Vanaf zaterdag 19 december is het kerstvakantie. Dan blijven er vier serieuze kandidaten over: donderdag 10, vrijdag 11, donderdag 17 en vrijdag 18 december.

Onze voorkeur: donderdag 10 of 17 december. Vrijdag 18 is de laatste schooldag, en wie op wintersport gaat, rijdt die avond liever weg.

Dit is de planning voor een team van 30 tot 300 mensen, gerekend vanaf vandaag.

Is je favoriete zaal al vol? Schuif dan door naar een nieuwjaarsborrel op donderdag 7 of 14 januari 2027, als iedereen terug is van vakantie.

Stel bij de bezichtiging een vraag die bijna niemand stelt: wat is er die avond nog meer in het gebouw? Deel je de ingang met de borrel van een ander bedrijf, dan hangt jouw garderobe vol met andermans jassen.

Wat kost een kerstborrel per persoon?

Reken met een bedrag per persoon, niet met een totaal. Dat is het enige getal dat netjes meeschaalt met de gastenlijst.

Eventbureau AvonturenEvents publiceerde in juni 2026 deze richtprijzen voor de avond zelf, zonder programma (bron):

Een DJ, quiz of workshop komt daar nog bij, meestal als prijs per groep. Vraag drie offertes op met hetzelfde aantal gasten en dezelfde duur, anders vergelijk je een borrel van drie uur met eentje van vier.

Partners mee? Dat is een begrotingspost

Partners uitnodigen verdubbelt ongeveer je kosten voor eten en drinken. Bij 60 collega's en €55 per persoon is dat €3.300 extra. Dat kan het waard zijn, maar beslis het met een rekenmachine, niet op gevoel.

Mogen partners mee, vraag dan hun naam in het antwoord. Een aantal zonder namen laat de ontvangst gissen en de cateraar zonder dieetwensen voor de helft van de zaal.

Lunch, borrel, diner of feest: kies eerst de vorm

De vorm bepaalt wie er kan komen. Beslis dat dus vóór je de gastenlijst opstelt.

• Kerstlunch op kantoor: de hoogste opkomst. Niemand hoeft opvang te regelen, en ook de vaste thuiswerker komt ervoor naar kantoor. Nadeel: het voelt snel als een werklunch met een kerstmuts.
• Borrel vanaf 16.30 of 17.00 uur: de Nederlandse standaard. Begin direct na werktijd, dan blijft bijna iedereen hangen. Wie om 20.00 uur begint, verliest de ouders.
• Diner: duurder en meer gesprek dan feest. Werkt voor een team tot een man of veertig, of als er klanten aan tafel zitten.
• Feest met DJ: het meeste plezier voor wie blijft, de laagste opkomst onder wie niet danst. Zet er een borrel voor.

Kerstborrel en de werkkostenregeling

Voor de Belastingdienst valt een kerstborrel onder de werkkostenregeling (WKR). Hoe zwaar hij meetelt, hangt vooral af van de plek, zoals adviesbureau Moore DRV uitlegt. Leg je eigen situatie altijd voor aan je salarisadministratie of accountant.

Op kantoor. Drankjes en borrelhapjes op de werkplek tellen niet als loon. Serveer je een maaltijd, dan geldt in 2026 een normbedrag van €4,05 per maaltijd, en voor een partner tel je dat bedrag nog een keer.

Op een externe locatie. Dan tellen de werkelijke kosten als loon, inclusief eten, drank en entertainment. Het normbedrag mag je daar niet gebruiken. Meestal wijs je de kosten aan als eindheffingsloon in de vrije ruimte, zodat medewerkers er zelf niets van merken.

De vrije ruimte is in 2026 2,00 procent over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom en 1,18 procent over het deel daarboven, volgens de Belastingdienst. Over wat erboven uitkomt, betaal je 80 procent eindheffing.

Een rekenvoorbeeld. Een bedrijf met 40 medewerkers en een fiscale loonsom van €1,6 miljoen heeft €22.160 vrije ruimte. Een externe borrel van €70 per persoon kost €2.800, met partners €5.600. Dat past, maar de kerstpakketten en het zomeruitje moeten er ook nog in. Vraag dus na hoeveel ruimte er over is voordat je tekent.

Alcohol, thuiskomen en vrijwillige aanwezigheid

De drank is het deel van de kerstborrel met echt risico. In Nederland mag je niet rijden met meer dan 0,5 promille alcohol in je bloed. Voor beginnende bestuurders, de eerste vijf jaar na hun eerste rijbewijs, is de grens 0,2 promille (Rijksoverheid). Voor die jonge collega betekent dat in de praktijk: niet drinken als je rijdt.

Zo regel je het:

1. Zorg dat er eten staat zolang de bar open is.
2. Zet minstens drie alcoholvrije opties klaar die geen frisdrank zijn, zoals 0.0-bier, alcoholvrije wijn en een mocktail.
3. Vraag in de uitnodiging wie met de auto komt, en spreek per groepje een BOB af.
4. Stop een half uur voor het einde met schenken, zet de laatste treinen op een bord bij de uitgang of regel taxi's.
5. Vraag twee leidinggevenden om die avond niet te drinken.

Zet in de uitnodiging dat de borrel vrijwillig is, zeker na werktijd. Advocatenkantoor Dirkzwager bespreekt een zaak waarin een werknemer na het jubileumfeest van zijn werkgever op de parkeerplaats viel. De rechter wees aansprakelijkheid op grond van artikel 7:658 BW af, onder meer omdat het feest buiten werktijd was, deelname niet verplicht was en wegblijven geen gevolgen had.

Vrijwillig betekent niet vrij van zorg: als goed werkgever neem je redelijke voorzorg bij een activiteit met een bijzonder risico. Twijfel je, vraag het HR of een jurist.

Een Outlook-uitnodiging is geen aanmeldlijst

Hier gaat het aantal meestal mis.

Accepteren in Outlook of een duimpje in de groepsapp is geen aanmelding. Mensen accepteren om de tijd te blokkeren, en wie later afhaakt, gaat niet terug naar de agenda om af te zeggen. En geen van beide vertelt je wie vegetarisch eet, wie halal wil of wie een partner meeneemt.

Gebruik één aanmeldpagina. Je deelt de link via mail, Teams, Slack of WhatsApp, maar alle antwoorden komen op één plek: wie komt, wie niet en wie nog niets heeft laten weten. Hoe je zo'n link netjes in een appgroep of verzendlijst zet, lees je in digitale uitnodiging via WhatsApp.

Op Invyt vullen gasten in het antwoordformulier zelf hun dieetwensen in, en of ze een partner of kinderen meenemen. Je kunt ook één keuzevraag toevoegen die alleen verschijnt na een ja, zoals "Vis, vlees of vegetarisch?" of "Lunch en borrel, of alleen de borrel?". De cateraar krijgt dan een telling per keuze in plaats van een schatting.

Zet je kerstborrel op een aanmeldpagina voor zakelijke evenementen. Het is gratis tot 25 gasten per evenement. Voor een groter team doe je per evenement één eenmalige upgrade.

Wil je eerst vergelijken? In ons overzicht van gratis RSVP-tools staan acht opties naast elkaar.

Wat er in de uitnodiging moet

Zes dingen: wat het is, datum en begintijd, het adres, of partners welkom zijn, de reactiedatum en bij wie je terechtkunt met vragen. Een dresscode als die er is. Meer niet.

Beste collega's, we sluiten 2026 samen af. Eindejaarsborrel op donderdag 17 december, vanaf 16.30 uur, bij Café De Werf, Havenkade 12. Hapjes, ook vegetarisch, en drankjes met en zonder alcohol. Partners zijn welkom. Laat vóór vrijdag 4 december via de link weten of je komt, dan kunnen we het aantal doorgeven aan de keuken. Meedoen is vrijwillig, maar we zien je graag.

Geef altijd een reden bij de reactiedatum. Dan weet iedereen dat het antwoord gevolgen heeft. Formele, grappige en foute-kersttruivarianten vind je in onze 40 voorbeelden van een kerst uitnodiging tekst.

Minder no-shows en een snelle ontvangst

In de laatste twee weken voor kerst valt elke agenda in elkaar. Kerstviering op school, griep, een klantdiner dat toch doorgaat. Drie dingen helpen:

• Herinner alleen wie nog niet reageerde. Op Invyt zie je wie dat zijn. Met één tik opent WhatsApp met een herinnering die al klaarstaat, en jij verstuurt hem zelf.
• Check 48 uur van tevoren. De meeste teams slaan deze stap over, terwijl hij precies de late afzeggers vangt op een moment dat de cateraar nog kan bijsturen.
• Maak afzeggen makkelijk. Wie met één tik nee kan zeggen, doet dat. Wie een excuusmail moet schrijven, komt gewoon niet opdagen.

Een rij bij de deur is de eerste indruk van de avond. Zet de definitieve lijst op de ochtend van de borrel klaar, gesorteerd op achternaam. Reken op twee mensen bij de ontvangst per 100 gasten, niet één.

Vink mensen af als ze binnenkomen. Dan weet je na afloop hoeveel aanmeldingen echt kwamen, het nuttigste getal voor volgend jaar.

Checklist voor je kerstborrel

• Budget per persoon vastgesteld, met 15 procent reserve apart
• Resterende vrije ruimte nagevraagd bij de salarisadministratie
• Locatie getekend en aanbetaald vóór 6 november
• Besluit over partners genomen met een rekenmachine, en in de uitnodiging gezet
• Eten zolang de bar open is, drie alcoholvrije opties die geen frisdrank zijn
• BOB-afspraken, laatste treinen en taxi's geregeld
• Uitnodiging half november, met reactiedatum, de reden erbij en het woord vrijwillig
• Antwoorden op één pagina, nooit in Outlook of de groepsapp
• Aantal en dieetwensen naar de cateraar op maandag 7 december
• Aanmeldingen en werkelijke opkomst genoteerd voordat je naar huis gaat

Zit de locatie goed en klopt het aantal, dan komt de rest vanzelf. Gaat een van de twee mis, dan redt geen bitterbal de avond.

Maak gratis je aanmeldpagina voor de kerstborrel op Invyt en houd alle antwoorden bij op één link.