Weihnachtsfeier Firma planen: Fahrplan und Kosten 2026

Wer die Weihnachtsfeier der Firma planen muss, hat im Kern drei Termine: den Tag, an dem die Location unterschrieben ist, den Tag, an dem die Einladung rausgeht, und den Tag, an dem der Caterer die endgültige Zahl bekommt. Verpasst du den ersten, bleibt der Raum, den sonst keiner wollte. Rätst du beim dritten, zahlt die Firma für leere Stühle. Und weil das Finanzamt die Kosten durch die Zahl der tatsächlich Anwesenden teilt, entscheidet dieselbe Zahl auch darüber, ob die Feier lohnsteuerfrei bleibt.

Ende Oktober ist dafür nicht zu spät. Es ist aber die letzte bequeme Woche.

Kurzfassung: Location bis Anfang November festmachen, Einladung bis Mitte November mit fester Frist verschicken und alle Zusagen über einen einzigen Link sammeln statt per Kalendereinladung oder Teams-Chat. Leg die Zusageseite für eure Weihnachtsfeier bei Invyt an und du siehst jederzeit, wer kommt.

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Reicht die Zeit noch? Der Fahrplan ab Ende Oktober

Der Dezember ist der engste Monat im Firmenevent-Jahr. Heiligabend fällt 2026 auf einen Donnerstag, die Woche danach ist für Feiern verloren. Damit wollen alle Firmen deiner Stadt dieselben sechs Abende: die Donnerstage 3., 10. und 17. Dezember und die Freitage 4., 11. und 18. Dezember.

Ein Zeitplan für 30 bis 300 Gäste, gerechnet ab heute:

Ist die Wunschlocation schon weg, bleiben zwei Ausweichtermine: Freitag, 27. November, noch vor dem ersten Advent, oder eine Neujahrsfeier, etwa am Freitag, 15. Januar 2027.

Frag bei der Besichtigung, was am selben Abend sonst im Haus los ist. Teilt ihr euch Eingang und Garderobe mit einer anderen Firma, wird dein Empfang zur Warteschlange. Frag außerdem, wann die letzte S-Bahn oder der letzte Bus in der Nähe fährt. Diese Uhrzeit bestimmt, wann die Feier für die Hälfte der Gäste wirklich endet.

Was kostet eine Weihnachtsfeier pro Person?

Plane das Budget pro Kopf, nicht als Gesamtsumme. Nur diese Zahl wächst sauber mit der Gästeliste mit.

Als Orientierung: Laut MICE Report 2026 der Event Inc Group lagen die Ausgaben für Weihnachtsfeiern 2025 im Schnitt bei 144 Euro pro Person, 11 Prozent mehr als im Jahr davor (Tageskarte). Das liegt bereits über dem steuerlichen Freibetrag, zu dem wir gleich kommen.

Hol mindestens drei Angebote für dasselbe Menü und dieselbe Gästezahl ein. Achte besonders auf die Getränke: Eine Getränkepauschale pro Person ist planbar, eine Abrechnung nach Verbrauch ist bei einer Feier mit offenem Ende ein Blindflug.

Begleitung ist eine Budgetzeile, keine Höflichkeitsfrage

Wer Partnerinnen und Partner einlädt, verdoppelt fast die Kosten für Essen und Getränke. Steuerlich kommt etwas hinzu, das viele übersehen: Für die Begleitperson gibt es keinen eigenen Freibetrag. Ihr Anteil wird dem Mitarbeiter zugerechnet. Ein Paar teilt sich also die 110 Euro, das sind 55 Euro pro Kopf.

Erlaubst du Begleitung, frag in der Zusage nach dem Namen. Eine bloße Zahl lässt den Empfang raten und den Caterer ohne Angaben zu Unverträglichkeiten für die halbe Tafel.

Der 110-Euro-Freibetrag: Was die Lohnbuchhaltung braucht

Eine Betriebsveranstaltung ist steuerlich eine Feier auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, also genau das, was eine Weihnachtsfeier ist. Nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG bleiben dabei bis zu 110 Euro pro Veranstaltung und teilnehmendem Mitarbeiter lohnsteuerfrei. Das gilt für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr, zum Beispiel Sommerfest und Weihnachtsfeier, und nur, wenn die Feier allen Beschäftigten des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

So rechnet die Lohnbuchhaltung:

1. Alle Kosten zusammenzählen, einschließlich Umsatzsteuer. Dazu gehören neben Essen und Getränken auch Raummiete, Technik, Musik und Deko.
2. Durch die Zahl der Anwesenden teilen, nicht durch die Zahl der Anmeldungen.
3. Den Anteil der Begleitpersonen dem jeweiligen Mitarbeiter zurechnen.
4. Prüfen, ob 110 Euro überschritten sind. Steuerpflichtig ist nur der Betrag darüber. Der Arbeitgeber kann ihn pauschal mit 25 Prozent versteuern.

Punkt 2 ist der, der Planer überrascht. Angenommen, die Feier kostet 3.000 Euro, und 30 Leute haben zugesagt. Das sind 100 Euro pro Kopf, alles im grünen Bereich. Kommen am Abend nur 24, sind es 125 Euro, und die Feier liegt über dem Freibetrag, obwohl niemand einen Cent mehr ausgegeben hat. Eine genaue Zusagenliste hilft beim Planen, die Anwesenheitsliste vom Abend gehört zu den Steuerunterlagen.

Mittagessen, Feierabend-Umtrunk, Abendessen oder Party

Das Format entscheidet, wer realistisch kommen kann. Leg es fest, bevor du die Gästeliste baust.

Ein Mittagessen unterschätzen viele. Niemand braucht einen Babysitter, und wer im Schichtbetrieb arbeitet, kann leichter tauschen. Ein Abend wirkt festlicher, schließt aber still alle aus, die einen langen Heimweg oder kleine Kinder haben.

Unfallversicherung, Alkohol und der Heimweg

Eine betriebliche Weihnachtsfeier ist gesetzlich unfallversichert, wenn vier Bedingungen erfüllt sind. Die Firma organisiert die Feier oder billigt sie offiziell, die Leitung oder eine beauftragte Person ist dabei, die Feier steht allen Beschäftigten offen, und sie dient dem Betriebsklima. Das hat die DGUV im November 2025 noch einmal zusammengefasst.

Versichert ist auch der direkte Weg hin und zurück. Wer unterwegs auf den Weihnachtsmarkt abbiegt oder danach in die Bar weiterzieht, ist in der Regel nicht mehr geschützt. Der Schutz endet auch, wenn die Mehrheit der Gäste gegangen ist. Unfälle, die hauptsächlich auf Alkohol zurückgehen, sind grundsätzlich nicht versichert.

Beim Auto gilt: Ab 0,5 Promille ist das Fahren eine Ordnungswidrigkeit nach § 24a StVG, beim ersten Mal mit 500 Euro Bußgeld, zwei Punkten und einem Monat Fahrverbot. Wer Ausfallerscheinungen zeigt, kann sich schon ab 0,3 Promille strafbar machen, ab 1,1 Promille immer. Für Fahranfänger in der Probezeit und alle unter 21 gilt 0,0.

Was in der Praxis hilft:

• Essen, solange die Bar offen ist
• Mindestens drei alkoholfreie Getränke, die nicht Cola oder Wasser sind
• Eine feste Uhrzeit fürs Ende in der Einladung, damit jeder weiß, wann der offizielle Teil vorbei ist
• Die letzte ÖPNV-Verbindung und eine Taxinummer in der Bestätigung
• Zwei oder drei Führungskräfte, die an dem Abend nichts trinken

Die Kalenderzusage ist keine Zusage

Ein „Annehmen“ in Outlook ist keine Zusage. Leute nehmen an, um sich den Termin zu blocken, und wenn sich Pläne ändern, sagt niemand im Kalender ab. Ein Daumen im Teams-Chat ist noch weniger wert. Und keins von beidem verrät, wer vegetarisch isst oder eine Begleitung mitbringt.

Nimm eine eigene Zusageseite. Ein Link, ein Formular, eine Zahl, die sich von selbst aktualisiert. Den Link verschickst du per E-Mail, Teams, Slack oder WhatsApp, die Antworten landen an einem Ort: wer kommt, wer nicht und wer noch nicht geantwortet hat.

Bei Invyt tragen Gäste Unverträglichkeiten und Begleitpersonen direkt im Formular ein. Du kannst außerdem eine Auswahlfrage stellen, die nur sieht, wer zusagt, etwa „Fleisch, Fisch oder vegetarisch?“. Der Caterer bekommt dann eine Zahl pro Menü statt einer Schätzung. Am Morgen der Feier druckst du die Liste für den Empfang aus und hakst ab, wer da ist. Genau diese Zahl braucht später die Lohnbuchhaltung.

Richte die Zusageseite für eure Firmenfeier bei Invyt ein. Bis 25 Gäste pro Event ist es kostenlos, für größere Feiern gibt es ein einmaliges Upgrade pro Event. Wie Invyt im Vergleich zu anderen Tools abschneidet, steht in unserem Überblick der besten kostenlosen RSVP-Tools.

So sinken die Absagen in letzter Minute

Im Dezember kippen die letzten Wochen: Krippenspiel, Kundentermin, Erkältung, alles auf einmal. Vier Dinge helfen:

1. Bestätige jede Antwort sofort. Eine Zusage ohne Rückmeldung fühlt sich an, als wäre sie verloren gegangen.
2. Erinnere eine Woche vorher, mit Datum, Uhrzeit und Adresse. Bei Invyt öffnet sich die Erinnerung in WhatsApp mit fertigem Text, und du drückst nur noch auf Senden.
3. Frag 48 Stunden vorher nach. So fängst du späte Absagen ab, solange der Caterer noch reagieren kann.
4. Mach das Absagen leicht. Wer mit einem Tipp absagen kann, tut es. Wer eine Entschuldigungsmail schreiben müsste, bleibt einfach weg.

Notier dir am Ende, wie viele zugesagt hatten und wie viele da waren. Mit dieser Quote planst du nächstes Jahr genauer.

Eine Einladung, auf die alle antworten

Einladungen zur Firmenweihnachtsfeier scheitern an banalen Dingen: Das Datum steht im dritten Absatz, oder die Frist klingt wie eine Bitte.

Rein gehören: Anlass, Wochentag mit Datum und Uhrzeit, Ort mit Adresse, ob Begleitung willkommen ist, ob die Feier als Arbeitszeit zählt, die Antwortfrist mit Grund und eine Ansprechperson. Dresscode, falls es einen gibt.

Abendessen im Team, kurz und herzlich

Unsere Weihnachtsfeier steigt am Donnerstag, 10. Dezember, ab 18:30 Uhr im Gasthaus Zur Linde, Marktstraße 4. Gutes Essen, Getränke und keine Rede über vier Minuten. Partnerinnen und Partner sind herzlich willkommen. Bitte sag bis Freitag, 27. November, zu oder ab, damit wir der Küche die Zahl melden können. Unverträglichkeiten trägst du direkt im Formular ein.

Ganze Firma, größere Runde

Am Freitag, 11. Dezember, feiern wir von 18 bis 23 Uhr in der Alten Halle, Hafenweg 12. Buffet, Bar und DJ. Die Feier beginnt nach Feierabend, die Teilnahme ist freiwillig, und diesmal sind wir unter uns. Bitte antworte bis Freitag, 27. November. Der Link dauert dreißig Sekunden, und dort wählst du auch dein Hauptgericht.

Beide nennen einen Grund für die Frist. „Damit wir der Küche die Zahl melden können“ bringt mehr Antworten als ein nacktes „Bitte bis“, weil jeder sieht, dass seine Antwort Folgen hat.

Weitere Texte findest du in unseren 40 Vorlagen für die Einladung zur Weihnachtsfeier.

Checkliste für die Weihnachtsfeier in der Firma

• Budget pro Kopf mit 15 Prozent Reserve, Freibetrag mit Absagequote und Begleitung durchgerechnet
• Format entschieden, Location bis Anfang November unterschrieben
• Begleitung und Arbeitszeit geklärt und in der Einladung genannt
• Catering gebucht, Unverträglichkeiten über das Formular statt per Mail
• Getränkepauschale vereinbart, mindestens drei gute alkoholfreie Optionen
• Einladung bis Mitte November raus, mit Frist, Grund und Endzeit
• Zusagen über einen Link, nie über den Kalender
• Erinnerung eine Woche und 48 Stunden vorher
• Endgültige Zahl am Tag nach der Frist an den Caterer
• Anwesenheit am Empfang abgehakt und an die Lohnbuchhaltung gegeben

Stimmen Location und Zusagenliste, ist der Rest Handwerk. Stimmt eins von beiden nicht, rettet auch das beste Buffet den Abend nicht.

Erstelle die Zusageseite für eure Weihnachtsfeier bei Invyt und sammle alle Antworten über einen Link.