Invyt.App Team
5. Oktober 2026
14 Min. Lesezeit
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Partys & Feiern
Was kostet eine Geburtstagsfeier? Preise pro Gast
Was kostet eine Geburtstagsfeier mit 15, 40 oder 100 Gästen? Tabellen in Euro für Raum, Buffet, Kuchen, Getränke und Musik, dazu die Mengen pro Gast.
Planst du eine Feier?
Invyt übernimmt die Zusagen, damit du dich um das Fest kümmerst und nicht um die Tabelle.
Invyt kostenlos testen →Eine Geburtstagsfeier zu Hause mit 15 bis 20 Gästen kostet in Deutschland rund 300 bis 1.100 €. Mietest du einen Saal, bestellst ein Buffet und lädst 100 Leute ein, landest du schnell bei 4.200 bis 13.500 €. Der Unterschied hat wenig mit Geschmack zu tun. Er kommt von der Gästeliste, denn sie verändert jede andere Zeile im Budget.
Unten steht, was eine Geburtstagsfeier in drei üblichen Größen kostet: bis 20 Gäste, 30 bis 50 Gäste und 75 bis 100 oder mehr. Die Spannen beruhen auf veröffentlichten Preisen von Bäckern, Partyservices, Getränkemärkten und Vermietern, Stand 2026, und gelten für eine Feier, die schön ist, aber nicht übertrieben. In München oder Hamburg liegt vieles darüber, auf dem Land oft darunter. Die Verhältnisse zwischen den Posten bleiben gleich.
Das Wichtigste in Kürze
- Kleine Feier (15 bis 20 Gäste): 300 bis 1.125 €, also 15 bis 75 € pro Gast.
- Mittlere Feier (30 bis 50 Gäste): 1.000 bis 4.500 €, also 20 bis 150 € pro Gast.
- Große Feier (75 bis 100 Gäste und mehr): 4.200 bis 13.500 €, also 42 bis 180 € pro Gast.
- Essen und Getränke sind in jeder Größe der größte Posten, in allen drei Tabellen mehr als die Hälfte.
- Sammle die Zusagen kostenlos mit Invyt und bestell Kuchen und Buffet für die Gäste, die kommen, nicht für alle, die eingeladen sind.
Warum die Gästezahl fast alle Kosten bestimmt
Jeder Posten wächst mit der Liste, aber jeder in seinem eigenen Tempo. Kuchen, Buffet und Getränke wachsen fast im gleichen Schritt: mehr Gäste, mehr Bleche, mehr Platten, mehr Kisten. Der Raum wächst in Stufen. Das Wohnzimmer kostet nichts, bis niemand mehr hineinpasst. Dann wird es der Garten, dann das Vereinsheim, dann der Saal. Die Musik wächst kaum mit, denn ein DJ kostet für 40 Gäste fast so viel wie für 90.
Deshalb führt ein fester Betrag pro Person in die Irre. Er sinkt, solange die Feier im selben Raum wächst, und springt nach oben, sobald du den Raum wechseln musst. Den größten Hebel hat das Essen. Diese Spannen pro Person gelten 2026 für die üblichen Formate:
Beim Kaffee und Kuchen sind zwei Stück vom Bäcker oder Konditor plus Kaffee gerechnet. Selbst gebacken kostet der Kuchen nur die Zutaten.
Stadt oder Land: wie stark der Ort den Preis verschiebt
Der Wohnort verschiebt die Kosten stärker als jedes Motto. Nach dem regionalen Preisindex des Bundesinstituts für Bau-, Stadt- und Raumforschung (Daten von 2022) liegen die Lebenshaltungskosten in München gut 25 % über dem Bundesschnitt, in Gera oder Pirmasens rund 9 % darunter. Bei einer Feier wirkt der Abstand vor allem über Raummiete und Personal. Ein Vereinsheim gibt es mancherorts schon für 150 € am Tag. In Innenstadtlagen verlangen Bars und Restaurants für einen eigenen Raum am Samstag dagegen schnell 1.500 € Mindestumsatz und mehr.
Wie viel Kuchen, Fingerfood und Getränke pro Gast?
Die meisten Budgets kippen nicht beim Raum, sondern bei den Mengen. Wer pro Kopf zu großzügig rechnet, zahlt den Fehler bei jedem Posten noch einmal. Mit diesen Faustwerten planen viele Caterer und Getränkehändler:
Ein Beispiel: 30 Erwachsene, Kaffee und Kuchen ab 15 Uhr, Fingerfood ab 18 Uhr, Schluss um 22 Uhr. Kuchen: 30 × 2 = 60 Stück, also drei Bleche. Fingerfood: 30 × 12 = 360 Teile. Trinken 20 Gäste Bier, sind das 30 Liter und damit genau ein Fass. Zehn Weintrinker brauchen 5 Liter, also sieben Flaschen. Dazu kommen 30 bis 45 Liter Wasser, Saft und Limo.
Mit Preisen von 2026 kostet diese Verpflegung zwischen gut 1.000 und rund 1.750 €. Gerechnet ist mit 2 bis 3 € pro Stück Blechkuchen beim Bäcker, 2 bis 3,50 € pro Fingerfood-Teil vom Partyservice, 90 bis 100 € für ein 30-Liter-Fass Markenpils, 35 bis 75 € Leihgebühr für die Zapfanlage, 5 bis 8 € pro Flasche Wein und 1 bis 1,50 € pro Liter alkoholfreie Getränke. Den mit Abstand größten Anteil hat das Fingerfood. Selbst gemacht drückst du diese Zeile auf einen Bruchteil.
Rechne mit den Zusagen, nicht mit der Einladungsliste. Bei einer lockeren Feier sagen manche zu und kommen dann doch nicht, andere melden sich nie. Fehlen von 40 Eingeladenen sechs, bleiben 72 Fingerfood-Teile und 12 Stück Kuchen übrig. Zu den Preisen von oben sind das rund 170 bis 290 € für niemanden. Eine Einladungsseite, auf der jeder mit einem Klick zu- oder absagt, liefert dir die echte Zahl ohne Nachzählen im Gruppenchat. Wie du sie per WhatsApp verschickst, zeigt der Guide zu digitalen Geburtstagseinladungen.
Kleine Feier: 15 bis 20 Gäste
Das ist die Feier in der Wohnung oder im Garten, mit Kaffee und Kuchen am Nachmittag und vielleicht einem Abendbrot. Du backst selbst oder holst beim Bäcker, baust selbst auf und räumst selbst ab. Sie passt zur Feier mit Familie und engen Freunden, zum Geburtstag unter der Woche und zu jedem, der lieber zehn gute Gespräche führt als fünfzig kurze.
In dieser Größe entscheidet fast nur eine Frage über das Budget: Machst du es selbst oder kaufst du es ein? Selbst gebackener Kuchen und selbst gemachte Salate halten die Feier unter 400 €. Torte vom Konditor, Platten vom Partyservice und ein gemieteter Raum schieben sie Richtung 1.000 €, ohne dass die Feier dadurch doppelt so schön wird.
Kindergeburtstag: Pauschale pro Kind
Beim Kindergeburtstag ist die eigene Wohnung fast immer die günstigste Lösung. Die Alternative ist ein Paket im Indoorspielplatz, in der Trampolinhalle oder im Schwimmbad. Bei großen Indoorspielplätzen beginnen die Pakete 2026 meist zwischen 14,50 und 19,50 € pro Kind, mit Getränken, einem Snack und Spielzeit bis zum Ende des Tages. Kleinere Hallen bieten unter der Woche Pakete ab etwa 8 €. Bei acht Kindern sind das grob 65 bis 160 €, ohne Aufbau und ohne Aufräumen.
Frag vor dem Buchen zwei Dinge: Gibt es eine Mindestzahl an Kindern, die du auch bei Absagen bezahlst? Und zahlen Eltern, die bleiben, Eintritt? Ablauf, Spiele und die passende Zahl an Kindern stehen im Guide zum Kindergeburtstag planen.
Mittlere Feier: 30 bis 50 Gäste
Ab etwa 25 Personen wird die Wohnung eng. Jetzt brauchst du einen Raum, und das Essen kommt in größeren Mengen vom Metzger oder Partyservice. Die Getränke holst du selbst, und am Abend legt vielleicht ein DJ auf.
Beim Vereinsheim lohnt die Frage nach Kaution, Endreinigung und eigenen Getränken, bevor du unterschreibst. Getränke auf Kommission sparen hier am meisten: Ungeöffnete Kisten gehen zurück, und du zahlst nur, was getrunken wurde. Wie das genau läuft, steht in der Checkliste zur Geburtstagsparty.
Vereinsheim selbst bewirten oder Gaststätte mit Nebenraum?
Die Alternative zum Vereinsheim ist das Nebenzimmer einer Gaststätte. Viele Wirte verlangen dann keine Miete, sondern einen Mindestumsatz. Rechne für 40 Gäste mit einem Buffet zu 25 bis 40 € und einer Getränkepauschale von 15 bis 25 € pro Person. Das sind 1.600 bis 2.600 €, ohne Aufbau, ohne Spülen und ohne Endreinigung.
Dieselbe Feier im Vereinsheim, mit Buffet vom Partyservice und eigenen Getränken, landet meist bei 1.000 bis 2.500 €. Der Abstand ist kleiner, als viele denken. Selbst organisiert sparst du vor allem dann, wenn das Vereinsheim günstig ist und die Familie beim Aufbau hilft. Die Gaststätte gewinnt, sobald du einrechnest, wer am nächsten Morgen die Gläser spült.
Große Feier: 75 bis 100 Gäste und mehr
In dieser Größe feiern die meisten einen runden Geburtstag, oft mit Kaffeetafel am Nachmittag und Buffet am Abend. Saal, Caterer mit Service und Musik sind keine Extras mehr, sondern Grundausstattung.
Pro Gast steigen die Kosten hier wieder, und zwar wegen des Personals. Servicekräfte kosten rund 35 bis 40 € pro Stunde, und bei 100 Gästen brauchst du mehrere davon über den ganzen Abend. Bringt der Caterer Personal mit, steckt es entweder im Preis pro Person oder kommt nach Stunden extra auf die Rechnung. Frag, welche Variante im Angebot steht.
Für die Musik fällt bei einer privaten Feier keine Gebühr an. Laut GEMA sprechen persönliche Einladungen, etwa zu einer Geburtstagsparty, für eine nicht-öffentliche Veranstaltung. Entscheidend ist also der Gästekreis, nicht der Raum. Anders sieht es aus, sobald du mit Plakaten oder im Netz öffentlich einlädst oder Eintritt verlangst.
Bei dieser Größe wird die Gästeliste zum Rechenproblem, weil Familie, Nachbarn, Kollegen und Verein ganz unterschiedlich antworten. Ideen für Format und Ablauf vom 30. bis zum 70. findest du in den Ideen für den runden Geburtstag.
Angebot von Location oder Caterer prüfen: sechs Punkte vor der Unterschrift
Der Preis im ersten Angebot ist selten der Preis auf der Rechnung. Diese sechs Punkte solltest du schriftlich geklärt haben:
- Wie viele Gäste sind enthalten, und wie hoch ist der Mindestumsatz? Beim Nebenraum zahlst du die Differenz, wenn weniger Gäste kommen oder weniger getrunken wird.
- Was kostet jeder weitere Gast, und bis wann kannst du die Zahl ändern? Meist meldest du die endgültige Zahl einige Tage vorher. Danach zahlst du sie auch für alle, die fehlen.
- Dauer, Verlängerung und Sperrstunde. Getränkepauschalen laufen oft über vier oder fünf Stunden. Frag nach dem Preis jeder weiteren Stunde für Pauschale und Personal, bevor die Feier läuft, nicht um 23 Uhr.
- Wochentag. Freitag und Sonntag sind meist günstiger als Samstag. Manche Lokale verlangen am Wochenende fast doppelt so viel Mindestumsatz wie unter der Woche.
- Kuchengeld und Korkgeld. Bringst du die Torte selbst mit, berechnen viele Lokale ein Kuchen- oder Tellergeld, häufig 1,50 bis 3,50 € pro Person. Für mitgebrachten Wein oder Sekt gibt es das Gegenstück, das Korkgeld.
- Netto oder brutto, und was beim Storno gilt. Manche Preislisten von Caterern sind netto. Seit dem 1. Januar 2026 gilt auf Speisen in Gastronomie und Catering 7 % Mehrwertsteuer, auf Getränke weiter 19 %. Günstiger ist Essen außer Haus dadurch kaum geworden: Laut Statistischem Bundesamt waren Gaststättendienstleistungen im August 2026 um 3,1 % teurer als ein Jahr zuvor. Beim Storno hilft das Gesetz: Eine Pauschale im Kleingedruckten ist nach § 309 Nr. 5 BGB unwirksam, wenn sie über dem üblichen Schaden liegt oder dir nicht ausdrücklich erlaubt, einen geringeren Schaden nachzuweisen.
Und was am Telefon oder per WhatsApp vereinbart wurde, gehört ins schriftliche Angebot. Sonst steht am Abend der Feier Aussage gegen Aussage.
Sparen, ohne dass es nach Sparen aussieht
Essen und Getränke machen in allen drei Tabellen mehr als die Hälfte der Kosten aus. Die Deko ist dagegen der Posten, bei dem am leichtesten mehr ausgegeben wird, als die Gäste je bemerken. Ein schneller Test: Ist die Deko-Zeile größer als die Kuchen-Zeile, ist etwas verrutscht.
Kürz die Liste, bevor du irgendetwas anderes kürzt. Zehn Namen weniger auf einer Liste von 50 bedeuten 20 Stück Kuchen, 120 Fingerfood-Teile und rund zehn Liter Bier weniger. Im Restaurant sind es zehn Pauschalen.
Feier am Nachmittag statt am Abend. Kaffee und Kuchen kostet 5 bis 10 € pro Person, ein Abendbuffet 15 bis 45 €. Eine Feier von 14 bis 18 Uhr braucht kein warmes Essen, und ältere Gäste sind ohnehin lieber nachmittags da.
Weg vom Samstagabend. Ein Brunch am Sonntag oder eine Feier am Freitag senkt Raummiete und Mindestumsatz.
Torte vom Konditor, Bleche vom Bäcker. Eine Motivtorte vom Konditor kostet schnell 10 € pro Stück, Blechkuchen vom Bäcker 2 bis 3 €. Nimm eine schöne Torte zum Anschneiden und für das Foto, und stell für die Menge Bleche dazu.
Leih, was du nur einmal brauchst. Bierzeltgarnituren, Gläser, Zapfanlage und Stehtische gibt es beim Getränkemarkt oder beim Verleih um die Ecke.
Verschick die Einladung digital. Gedruckte Karten mit Porto kosten bei 60 Karten rund 105 bis 180 €, denn schon der Standardbrief kostet 0,95 €. Ein Link per WhatsApp kostet nichts und liefert dir dazu die Liste der Zusagen, mit der du beim Caterer bestellst. Leg deine Geburtstagsseite bei Invyt an: Bis 25 Gäste ist sie kostenlos, für größere Feiern gibt es ein einmaliges Upgrade pro Feier statt eines Abos.
In fünf Schritten zu deinem Budget
- Schreib die Gästeliste und schätz ehrlich, wie viele zusagen werden, mit Partnern und Kindern.
- Wähl das Format: Kaffee und Kuchen, Abendfeier oder beides.
- Leg den Ort fest: Wohnung, Garten, Vereinsheim, Gaststätte oder Saal. Damit steht dein fester Kostenblock.
- Rechne die Mengen mit der Tabelle oben und setz die Preise ein, zuerst Kuchen, Essen und Getränke, dann Musik und Deko.
- Schlag 10 bis 15 % Puffer auf. Irgendetwas fehlt immer, meistens Eis, Kaffeefilter oder ein zweites Fass.
Wenn du lieber mit Schiebereglern rechnest, verteilt der Budgetrechner für Feiern dein Gesamtbudget auf die einzelnen Posten, und du passt die Anteile an deine Feier an. Fehlt danach nur noch der Text, findest du 36 Vorlagen für die Geburtstagseinladung, vom lockeren Umtrunk bis zum förmlichen 70.
Bevor du das erste Blech bestellst, musst du wissen, wer kommt. Die Geburtstagsseite von Invyt zeigt dir alle Zusagen live, mit Begleitpersonen und Essenswünschen, damit jede Zahl in diesem Budget von den Menschen kommt, die wirklich da sind.
Häufig gestellte Fragen
Wer bezahlt bei einer Geburtstagsfeier im Restaurant die Getränke?
In Deutschland gilt meist: Wer einlädt, zahlt, und zwar auch die Getränke. Sollen Gäste ihre Getränke selbst bezahlen, etwa bei einer Feier in einer Bar, schreib das klar in die Einladung. Erst am Abend darauf hinzuweisen, sorgt für Unmut. Ein möglicher Kompromiss ist eine Getränkepauschale bis 22 Uhr, danach zahlt jeder selbst.
Kann man eine Geburtstagsfeier von der Steuer absetzen?
Eine rein private Feier nicht. Der Bundesfinanzhof hat 2015 aber entschieden (Az. VI R 46/14), dass Arbeitnehmer den Anteil für Gäste aus dem Berufsleben als Werbungskosten absetzen können, wenn diese nach beruflichen Kriterien eingeladen wurden, etwa alle Kollegen einer Abteilung. Aufgeteilt wird nach Köpfen. Lass den Einzelfall von einer Steuerberatung prüfen.
Wie viel Trinkgeld gibt man bei einer Feier im Restaurant?
Üblich sind in Deutschland etwa 5 bis 10 Prozent der Rechnung, bei einer großen Feier gern als Umschlag für das ganze Serviceteam am Ende des Abends. Trinkgeld ist freiwillig, denn die Bedienung steckt schon im Preis. Hat das Team deutlich länger gearbeitet als vereinbart, darf es etwas mehr sein.
Wie teilt man die Kosten bei einer gemeinsamen Geburtstagsfeier?
Am fairsten in zwei Teilen: Gemeinsame Posten wie Raum, Musik und Deko werden halbiert, Essen und Getränke nach der Zahl der eigenen Gäste aufgeteilt. Lädt eine Person 30 Gäste ein und die andere 15, trägt die erste zwei Drittel der Verpflegung. Legt den Schlüssel fest, bevor ihr bucht, nicht erst beim Abrechnen.