Tafelschikking bruiloft maken: zo pak je het aan

Maak de tafelschikking voor je bruiloft pas na je RSVP-deadline, niet ervoor. Begin aan een eerste versie in de week dat de aanmeldingen sluiten, meestal drie tot vijf weken voor de bruiloft. Zet hem vast een à twee weken vooraf, als de locatie of cateraar het definitieve aantal wil hebben. Begin je eerder, dan schuif je alles opnieuw bij elk nieuw antwoord.

Een tafelschikking is het plan dat elke bevestigde gast een tafel geeft, en soms een vaste stoel. Gasten zien het als bord of lijst bij de ingang van de zaal. De ceremoniemeester, de bediening en de locatie gebruiken hetzelfde plan om gerechten uit te serveren, kinderstoelen klaar te zetten en de mensen te vinden die een speech houden.

In Nederland gaat de tafelschikking bijna altijd alleen over het diner. Het dagprogramma heeft daggasten (ceremonie, receptie, diner) en avondgasten die vanaf een uur of acht aansluiten bij een staand feest. Avondgasten krijgen dus geen stoel op je plattegrond. Dat maakt de klus kleiner dan in het Amerikaanse advies dat je online vindt.

Kort gezegd: wacht op de definitieve aanmeldingen. Tel je daggasten met partners en kinderen, en deel door 8 voor ronde tafels van 150 cm of door 10 voor tafels van 180 cm. Zet eerst de familietafels neer, groepeer de rest naar hoe ze jullie kennen. Hang de lijst alfabetisch op achternaam op, niet per tafel.

Wanneer maak je de tafelschikking voor je bruiloft?

Twee data die je al hebt bepalen de planning: je RSVP-deadline en de datum waarop de locatie het definitieve aantal wil.

Locaties en cateraars willen het definitieve aantal volgens Trouwen in de regio uiterlijk een paar weken van tevoren, en in de praktijk ligt die grens vaak op 7 tot 14 dagen. Op dat aantal bestellen ze eten en plannen ze personeel. Na die datum kun je gasten nog van tafel wisselen, maar geen stoelen meer toevoegen. Hoe je de RSVP-deadline terugrekent vanaf die datum, lees je in wanneer trouwkaarten versturen.

Tafelschikking maken in 7 stappen

1. Zorg voor de definitieve lijst met ja's. Alleen daggasten die ja zeiden komen op de plattegrond. Hebben vijftien mensen nog niet gereageerd, dan wacht de tafelschikking. Voor de nabellers vind je kant-en-klare zinnen in RSVP tekst bruiloft.
2. Tel personen, geen uitnodigingen. Eén uitnodiging kan één gast zijn, een stel of een gezin van vijf. Tel elke volwassene, elke introducé, elk kind en elke baby die een kinderstoel nodig heeft.
3. Vraag de plattegrond op bij de locatie. Welke tafelmaten hebben ze, hoeveel tafels passen erin, en waar staan de bar, de speakers, de nooduitgangen en straks de dansvloer? Vraag om een plattegrond op schaal.
4. Zet de vaste tafels eerst neer. De tafel van het bruidspaar, beide ouderparen, grootouders en gasten met een rolstoel of rollator. Voor die plekken gelden regels, dus die komen eerst.
5. Verdeel de rest in groepen. Studievrienden, collega's, neven en nichten, de buren, de hockeyclub. Schrijf elke groep op een post-it of een regel in een spreadsheet, met het aantal personen erbij.
6. Vul de tafels groep voor groep. Een groep van 6 plus een stel maakt een tafel van 8. Moet een grote groep over twee tafels, zet die tafels dan naast elkaar, nooit aan twee kanten van de zaal.
7. Leg het naast de lijst van de cateraar. Elk dieet, elke allergie en elk kindermenu moet bij een tafelnummer horen. Pas dan stuur je het door.

Bij stap 2 gaat het meestal mis. Een lijst van 30 "uitnodigingen" voor de daggasten wordt al snel 50 mensen als je partners en kinderen meetelt. Je tafelschikking is zo goed als je aantal, en daarom loont het om introducés en kinderen vanaf het begin in je aanmeldingen bij te houden in plaats van ze later te schatten. Wie er een introducé meeneemt, beslis je vooraf met de vuistregels uit plus one op je bruiloft.

Hoeveel tafels heb je nodig op een bruiloft?

Deel je bevestigde daggasten door het aantal plekken per tafel en rond naar boven af. De gangbare richtlijn voor een bruiloft is 8 gasten aan een ronde tafel van 150 cm en 10 aan een tafel van 180 cm. Woonwinkels noemen voor 150 cm vaak zes of zeven personen, en dat is bij een uitgebreid diner met wijnglazen en een bloemstuk geen slecht advies. Vraag de locatie hoe breed hun stoelen zijn voordat je er een negende bij zet.

De rij met 35 staat er met een reden: volgens Trouwen.nl komen er op een gemiddelde Nederlandse bruiloft 35 daggasten, 80 receptiegasten en 120 avondgasten. En het kan nog kleiner. In een onderzoek van iVOX voor Trustoo onder 1.000 Nederlanders koos 54% voor een bruiloft met maximaal vijftig gasten. Telt de locatie de tafel van het bruidspaar apart, tel er dan één bij op. Wil je ook de avond en de receptie doorrekenen, gebruik dan de gastenlijst calculator.

Lange tafels zijn in Nederland minstens zo populair, zeker in een schuur of op een landgoed. Reken op ongeveer 60 cm tafelrand per gast. Een tafel van 180 bij 80 cm biedt dan zes plekken, en door tafels achter elkaar te zetten krijg je lange rijen voor dezelfde ruimte. Ze maken indelen ook makkelijker, want een lange tafel heeft geen duidelijk "slechtste" plek.

Wie zit waar? De regels van de tafelschikking

Er zijn maar een paar harde regels. De rest gaat over jullie en de gasten die je kent.

Ouders en grootouders zitten het dichtst bij jullie. Zet ze aan de tafels naast die van het bruidspaar, met goed zicht op de speeches. Zijn je ouders gescheiden, geef dan elk een eigen tafel met hun eigen familie en partner, op dezelfde afstand van jullie. Niemand hoort eruit te zien als de tweede keus.

Stellen zitten naast elkaar. Dat geldt ook voor de partners van de getuigen. Kent een introducé verder niemand, zet hem dan naast zijn partner en bij minstens één ander stel dat moeite doet.

Sla de singlestafel over. Gasten herkennen hem van de andere kant van de zaal. Zet alleenstaande gasten bij mensen van hun leeftijd met dezelfde interesses.

Kinderen hangt af van de leeftijd. Tot een jaar of vijf zitten ze bij hun ouders. Van zes tot twaalf werkt een kindertafel vlak bij de ouders goed, zeker met kleurplaten en een kindermenu dat als eerste op tafel staat.

Houd oudere gasten weg bij de speakers. Opa en oma naast de muziek horen de hele avond niets van wat er gezegd wordt. Zet ze waar ze alles zien en rustig weg kunnen.

Geef de fotograaf een plek. Je fotograaf, videograaf en weddingplanner moeten tijdens het diner ook eten. Een kleine tafel bij de uitgang is genoeg, dan zijn ze snel weer aan het werk.

Gescheiden zitten en bruiloften met meerdere onderdelen

Sommige bruiloften hebben niet één tafelschikking nodig, maar een paar.

Bij veel Nikah- en Walima-feesten, bij een deel van de Marokkaans- en Turks-Nederlandse bruiloften en bij orthodox-joodse bruiloften zitten mannen en vrouwen apart. Dat verandert de telling. Je moet weten hoeveel bevestigde gasten aan elke kant van de zaal zitten voordat je per kant tafels kunt bestellen. Een stel dat samen komt, zit misschien in twee verschillende afdelingen. "2 gasten" op de aanmelding betekent dan één stoel aan elke kant.

Is dat jullie bruiloft, vraag dan op de aanmelding zelf naar de afdeling, en niet de week ervoor per app. In Invyt voeg je een vraag naar de zitafdeling toe aan het evenement, en het dashboard telt hoeveel geaccepteerde gasten kiezen voor Mannenafdeling, Vrouwenafdeling of Geen voorkeur. Op de dag dat de aanmeldingen sluiten, heb je zo een aantal stoelen per afdeling. In de Nikah planner zie je hoe je de Nikah, de Walima en de henna-avond als aparte evenementen opzet.

Bruiloften met meerdere onderdelen hebben hetzelfde probleem. Een gast die bij de ceremonie is, slaat misschien het diner over, en wie voor het feest is uitgenodigd, staat niet op de lijst van het etentje de avond ervoor. Maak één tafelschikking per zittende maaltijd, vanuit de eigen ja-lijst van dat onderdeel. Verzamel je aanmeldingen per onderdeel, zoals in de RSVP-tracker voor bruiloften, dan begint elke indeling met het juiste aantal.

Hoe laat je de tafelschikking zien?

Je hebt drie gangbare vormen:

Hier gaan de meeste templates de fout in: zet gasten alfabetisch op achternaam, niet per tafel. Een bord met "Tafel 1, Tafel 2, Tafel 3" laat 50 mensen elke tafel lezen tot ze hun eigen naam vinden, en iedereen staat tegelijk voor het bord. Een alfabetische lijst kost een paar seconden. Verdeel hem over twee of drie kolommen, of maak twee borden: A tot en met K en L tot en met Z. Let op tussenvoegsels. Zet "Van der Berg" onder de B, zoals in het telefoonboek, en hang er een klein briefje bij als je twijfelt.

Zet het bord waar gasten na de receptie naar binnen lopen, niet in de zaal zelf, en zorg voor goed licht. Een spiegelbord ziet er prachtig uit, maar is in gedimd licht lastig te lezen. Test het vooraf onder het licht van de locatie.

Veelgemaakte fouten bij de tafelschikking

• Beginnen voordat de aanmeldingen binnen zijn. Je schuift dezelfde tien mensen vier keer heen en weer.
• Kinderen en baby's vergeten. Een baby heeft een kinderstoel en een plek naast een ouder nodig, en dat verandert het aantal tafels.
• Een vriendengroep over de zaal verspreiden. Twee tafels naast elkaar is prima. Twee kanten van de zaal niet.
• Mensen indelen op wie ze zouden moeten kennen. Deel ze in op wie ze al kennen. Je bruiloft is geen kennismakingsavond voor neven die elkaar nooit zagen.
• De ceremoniemeester geen kopie geven. Die heeft de definitieve lijst nodig met namen, tafelnummers en dieetwensen, niet een foto van je post-its.
• Geen plan voor last-minute wijzigingen. Een paar gasten zeggen af en een paar nemen onverwacht iemand mee. Hoeveel je er kunt verwachten, lees je in gasten die niet komen opdagen op je bruiloft. Laat een of twee stoelen vrij die je op de dag kunt vullen.

Begin met een gastenlijst die klopt

Alles in je tafelschikking hangt af van één getal: hoeveel mensen echt ja zeiden, met hun partners, kinderen en dieetwensen. Invyt verzamelt aanmeldingen via één link die je deelt via WhatsApp, sms of e-mail, telt introducés en kinderen mee in het aantal, en bewaart dieetwensen per gast. Het is gratis tot 25 gasten per evenement, en met een eenmalige upgrade per evenement regel je ook een grotere bruiloft.

Maak gratis je bruiloft-RSVP aan en maak je tafelschikking met definitieve aantallen, niet met een schatting.